Hai tuần vừa qua, mình làm việc không có todolist và mình cảm thấy tập trung vào công việc chính hơn; cũng như có nhiều không gian để phát triển cảm giác về những điều thực sự quan trọng.
Ngược lại, khi làm việc với todolist, mình nhận thức được rõ ràng sự phát triển, nhưng đôi lúc lại có cảm giác không thực sự sống. Mặc dù mình có tập trung vào hoàn thành những task trong ngày, nhưng đôi lúc lại quá tập trung vào chúng, dẫn đến việc không sống trọn ở thời khắc hiện tại.
Nói đôi chút về bối cảnh: Mình làm việc bán hàng với gia đình, còn những todolist của mình ở nhiều lĩnh vực khác nhau (tiếng anh, phát triển cá nhân, viết lách, bán hàng, làm sổ sách,…)
1. Một số điều mình nhận ra trong tuần rồi
– Todolist: điều cần phải có, nó là những bước nhỏ mỗi ngày, là một phần của kế hoạch tổng thể. Todolist sẽ giúp mình lớn, chắc chắn. Nhưng nó không đồng nghĩa rằng đó là con đường đúng đắn mà mình nên đi. Khi quá tập trung vào những gì trước mắt, mình sẽ đánh mất cái nhìn về toàn cảnh.
– “Thuận theo tự nhiên” hay làm việc mà không có todolist: giúp mình giải phóng những tư tưởng, vượt ra khỏi khuôn khổ, nghĩ về toàn cảnh. Có nhiều cảm hứng hơn. Nhưng đồng thời, không có sự đo lường và cảm giác mỗi ngày trôi qua không lớn. Có nhiều ý tưởng nhưng chưa có kế hoạch cụ thể để thực hiện.
– Deadline: Mình cảm thấy deadline rất hữu ích đối với mình. Nó giúp mình tạo ra được một kết quả. Nếu không có deadline, mình sẽ lần mò những sản phẩm hoàn hảo. Hoặc bỏ lỡ những gì mình đang làm sau một khoảng thời gian để nắm bắt những ý tưởng mới.
– Ý tưởng: Mình yêu thích những ý tưởng. Những ý tưởng giúp mình mở rộng thế giới mình hiện đang có. Làm việc với todolist cũng cho phép mình note lại những ý tưởng và thực hiện hoá chúng. Còn khi làm việc không có todolist thì mình sẽ thực hiện ngay những ý tưởng vừa xuất hiện trong đầu.
– Nhìn lại: Mình không có một hệ thống review hiệu quả. Mình có hệ thống để đo lường, nhưng chưa thực sự nhìn lại. Mình không tìm được ý nghĩa qua các con số và tìm cách phát triển trong những lần sau.
Mặc dù làm việc không có todolist tuần qua nhưng mình vẫn duy trì đều đặn các thói quen (đọc sách, viết lách)
2. Review số giờ đọc sách tháng 08 – 09
Mình dành khá nhiều thời gian để đọc sách định hướng – đấy là ba quyển sách mình đọc trong tháng rồi và dự tính sẽ viết một bài viết về chúng trong thời gian tới.
3. Đo lường thời gian làm việc bằng app Focus to do
Đây là sự phân bổ thời gian cho các dự án của mình trong tháng 09.
Mình dành khá nhiều thời gian để viết bài viết tuần vừa qua. Và công việc bán hàng có nhiều tác vụ không đo lường trên app.
App focus to do cho phép mình đo lường độ tập trung. Nhưng mình vẫn muốn tìm kiếm một app nào cho phép mình xác định điều quan trọng – đo lường bằng kết quả.
4. Quản trị dự án bằng Asana
Ví dụ dự án hoàn thành 100 cuốn sách năm 2025 của mình đang được quản lý khá ổn (mặc dù vẫn trong giai đoạn quan sát – thử nghiệm). Mình nhận thấy cách Asana cho phép chuyển các chế độ Overview, List, Board rất hay. Nếu có thể xem nhiều chế độ hơn thì còn tuyệt nữa. Nhưng bản thường mình dùng chỉ cho phép dùng ba chế độ này và không giới hạn dự án.
5. Đo lường todolist trên Sheets
Mình dùng sheet để đo lường hầu hết các todolist làm hằng ngày, đây là tỷ lệ số task mỗi ngày và tỷ lệ hoàn thành hằng ngày.
Có thể thấy rằng ngày phong độ hoàn thành task của mình không được ổn định (có lẽ là biến thiên theo cảm xúc :<<).
6. Tổng kết
Kết lại:
– Cần tập trung nhiều hơn vào kết quả thay vì quá trình
– Quản lý thêm nhiều dự án trên Asana
– Cần một app quản lý theo timeline
– Cần hình thành dashboard đo lường mối quan hệ giữa các thành tố trên Sheets
– Theo dõi lại Thói quen trên Habits
– Không quá nhiều todolist để tạo không gian cho các ý tưởng
Khám phá:
Sau khi dành một khoảng thời gian để mày mò thì mình có tìm được video của Shark Thái Vân Linh về quản lý công việc.
– Nếu cảm thấy không hoàn thành các task thì cần thay đổi/điều chỉnh vào ngày hôm sau để đảm bảo hoàn thành
– Cam kết thực hiện task cố định trong một khung giờ cố định, không linh hoạt
Những hành động trong tuần sau:
– Thực hiện 90-100% todolist mỗi ngày
– Tạo thói quen lập kế hoạch và đo lường kế hoạch mỗi ngày
– Phát triển mục tiêu và đo lường theo mục tiêu
– Sử dụng các app quản lý mới (Forest, Sheet timeline, Dashboard trên sheets, Habits,…)
