1. Một phát hiện năng suất mới
Trước kia, mình không có thói quen thiết lập ưu tiên công việc. Do vậy mà mình không có ý thức việc làm việc nào trước việc nào sau. Đồng thời, không đo lường được rằng mình đã làm những công việc quan trọng nhất hay chưa. Tuần rồi, mình vừa phát hiện ra một cách tốt hơn để cải tiến hệ thống làm việc.
Mình mới phát hiện được rằng khả năng chia nhỏ mục tiêu thành những thứ tự ưu tiên: 1,2,3 sẽ giúp mình biết rằng điều quan trọng nhất đã được thực hiện.
1.1. Chia nhỏ mục tiêu theo thứ tự ưu tiên
Có lẽ nhiều người đã biết và thực hành ma trận Eisenhower, khi chúng ta chia công việc ra thành 4 phần (Quan trọng + Khẩn cấp; Quan trọng + Không khẩn cấp; Không quan trọng + Khẩn cấp; Không khẩn cấp + Không quan trọng). Và tập trung thực hiện phần (Quan trọng + Khẩn cấp) và (Quan trọng + Không khẩn cấp) hơn hai phần còn lại.
Tuy vậy, đối với mình, cuộc sống được chia đều bởi mục tiêu công việc, mục tiêu cá nhân và ý tưởng. Và mục tiêu cá nhân thì quan trọng và ưu tiên hơn với bản thân mình. Do vậy mà mình sẽ cảm thấy công việc chính (thường được xem là ưu tiên số 1 của nhiều người) dường như là không đủ nếu mình không phát triển bản thân song song với chúng.
Điều thú vị là khi chia todolist theo thứ tự (1), (2), (3) mình sẽ phân biệt rõ ràng được các mục tiêu công việc, mục tiêu cá nhân và ý tưởng.
Ví dụ mục tiêu (2) phát triển cá nhân là những thứ mình muốn làm hàng đầu. Tuy vậy, mình sẽ không làm trong giờ hành chính, mà thay vào đó là buổi sáng (4h00-6h00) và buổi tối (19h00-21h30).
Mục tiêu (1) công việc chính sẽ đảm bảo hoàn thành trong ngày, và tuỳ ngày mà lượng công việc có thể ít hay nhiều.
Mục tiêu (3) là những ý tưởng mà mình muốn thực hiện hoá. Thực hiện sau mục tiêu (1) và (2).
1.2. Quan sát xu hướng
Và đây là biểu đồ công việc mình đã hoàn thành trong tuần vừa qua. Có thể thấy một xu hướng rõ về việc những ngày ít task thì tỷ lệ hoàn thành công việc cũng rất thấp. Nhưng điều đó không đồng nghĩa rằng những ngày nhiều task thì tỷ lệ hoàn thành công việc cũng cao.
Một xu hướng nữa là những ngày hoàn thành tốt ưu tiên (2) trong thời gian sáng sớm (4h00-6h00) thì tỷ lệ hoàn thành công việc trong ngày cũng tăng lên.
Theo đó, mình có một nhận định rằng việc hoàn thành những điều quan trọng với chính mình vào mỗi buổi sáng có thể giúp tạo đà để mình hoàn thành nhiều việc hơn trong ngày. Tuy vậy, không có mối tương quan rõ rệt giữa việc hoàn thành mục tiêu (2) với tỷ lệ hoàn thành các công việc khác trong ngày. Ví dụ như ngày 16,17, tỷ lệ hoàn thành ưu tiên (2) thấp nhưng tỷ lệ hoàn thành ưu tiên (1) và (3) của mình vẫn cao.
→ Góc nhìn này có thể cho thấy việc tạo đà là quan trọng nhưng nó cũng không phải nhân tố quyết định đến khả năng hoàn thành công việc.
Mình vẫn đang quan sát và điều chỉnh những thói quen sáng hằng ngày để vận dụng tối ưu khoảng thời gian sáng sớm và buổi tối này. Mình sẽ thực hành cam kết hoàn thành ưu tiên (2) trong thời gian sắp tới để đo lường thêm.
1.3. Hiệu suất có thể không mang đến kết quả tốt nhất
Mình thêm vào một thông số về những task quan trọng. Và nhìn ra trong hai ngày có tỷ lệ hoàn thành công việc cao nhất (13, 14) thì mình lại không có công việc quan trọng. Nghĩa là mình đã chia ra những công việc nhỏ và vừa sức, đó là lý do mà tỷ lệ hoàn thành công việc cao hơn.
→ Góc nhìn này có thể cho thấy việc hoàn thành nhiều công việc trong ngày chưa hẳn đã là thực sự hiệu quả. Đó chỉ là do cách phân chia công việc mà thôi.
Điều này cũng khiến mình dấy lên một câu hỏi là: Liệu mình nên tập trung vào điều gì? Khả năng hoàn thành công việc hay khả năng đạt được mục tiêu? Và rằng những điều mình đang làm có thực sự hiệu quả hay không?
Mình đã tìm kiếm điều đó trong vô thức tuần vừa qua. Và mình tình cờ xem được một video của anh Tim Vũ nói về điều này. Mình chia sẻ những gì mình học được trong phần tiếp theo đây.
2. Một góc nhìn mới
2.1. Tham khảo về cách học nhanh của anh Tim Vũ
Mình có xem một video của anh Tim Vũ và nghe anh chia sẻ về việc anh đã thực hành quy tắc học nhanh như thế nào. Trong video này, anh chia sẻ những nguyên tắc mà anh đã vận dụng để giúp anh đạt được suất học bổng duy nhất tại Đại học Bách Khoa thời điểm đó để du học tại Châu Âu ra sao? Mình cảm thấy rất cuốn bởi những chia sẻ đó. Điều mình thấy thú vị là chia sẻ của anh về việc quản lý mục tiêu thay vì quản lý hiệu suất đã giúp anh khác biệt so với những bạn rất xuất sắc thời điểm đó. Và dưới đây là những nguyên lý mà anh đã áp dụng.
Đầu tiên, nguyên lý 80/20: Anh chia sẻ rằng thay vì nghĩ về năng suất, ta hãy nghĩ về mục tiêu. Xem thử mình đã hoàn thành mục tiêu hay chưa, có những cách nào nhanh hơn để giải quyết hay không, ta có thể kéo ngắn deadline lại để hoàn toàn tập trung vào hoàn thành công việc đó và rồi dành thời gian cho những mục tiêu khác hay không? Nguyên lý 80/20 đề cập đến việc 80% kết quả sẽ đến từ 20% nỗ lực, thay vì lựa chọn năng suất thì tập trung vào đầu ra sẽ giúp ta đạt được mục tiêu một cách tối ưu hơn.
Thứ hai, hiệu ứng domnino trong việc ưu tiên mục tiêu. Anh Tim lựa chọn năm đầu đại học chỉ tập trung vào học tiếng anh, năm sau đó nhờ một thầy hỗ trợ đề tài nghiên cứu. Nhờ vậy mà đến năm 3, anh đã có thể học song song chương trình thạc sĩ, có bằng tiếng anh, đồng thời làm trợ giảng trong trường đại học, còn có trải nghiệm đi làm thực tế. Một điều thú vị là trong khoảng thời gian làm đề tài là anh đã hỏi thầy môn học nào có tính quyết định trong công việc sau này: thầy bảo là địa thống kê. Và anh hỏi thầy đâu là phần mềm thống kê mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Từ đó tập trung vào chuyên sâu ngách nhỏ đó. Nhờ vậy mà sau này anh có thể dạy cho các bạn, thậm chí anh chị trong doanh nghiệp về việc sử dụng phần mềm thống kê đó. Một điểm sáng cho anh trong mắt nhà tuyển dụng.
Thứ ba, sự bổ trợ giữa các lĩnh vực. Một điều thú vị mà anh nhắc đến đó là khả năng tương trợ giữa các lĩnh vực. Trong khoảng thời gian đầu ở trường đại học, anh dành rất nhiều thời gian để đọc sách Marketing. Điều mà các thầy cô thường bảo là không tập trung và không chuyên môn hoá. Nhưng ngược lại, anh nói sách Kinh doanh và Marketing lại giúp anh rất nhiều trong việc tư duy nâng cao hiệu suất. Đồng thời tạo ra những chiến lược cuộc sống thông minh mà anh đang có. Đồng thời, khi anh học sâu về chuyên ngành dầu khí, anh lại có những ví dụ có thể củng cố trong gia tăng năng suất. Ví như trong dầu khí, khi có hai chất đối lưu, là chất lỏng và chất khí thì hiệu suất sẽ giảm. Anh suy ra rằng trong học tập cũng thế, khi ta dành sự tập trung vào nhiều thứ khác biệt thì kết quả sẽ không tối ưu.
Thứ tư, đầu tư vào mối quan hệ. Anh cho rằng những mối quan hệ không quá thân thiết có thể tạo ra rất nhiều cơ hội trong cuộc sống. Và hãy đề cao việc cho đi trong bất kỳ mối quan hệ nào. Quan điểm của anh về chất lượng mối quan hệ hơn số lượng và trân trọng gia đình cũng rất hay. Đó là ngoài việc gia tăng mối quan hệ, chúng ta cũng cần xây dựng những mối quan hệ chất lượng và dành thời gian cho gia đình.
2.2. Bài học mà mình có được
Điều mình nghĩ có thể áp dụng được thông qua những chia sẻ của anh Tim chính là tập trung vào mục tiêu thay vì quản lý thời gian làm việc. Mình có thể nhìn thấy điều này, khi mình tập trung để hoàn thành mục tiêu, kết quả sẽ xuất hiện. Nhưng nếu mình chỉ quản lý hiệu suất, nhiều khi mình sẽ không thể nào hoàn thành được một mục tiêu tự đặt ra. Lấy ví dụ như việc hoàn thành blog vào cuối thứ 6 mỗi tuần. Khi mình không cam kết với mục tiêu mà chỉ làm việc theo năng suất (mỗi ngày 30p viết) thì những ý tưởng cứ nảy lên và mình liên tục chạy theo nó. Dẫn đến việc không thể hoàn thành dù chỉ là một bài viết.
Bài học thứ hai mà mình học được là: Những trăn trở có giá trị. Mặc dù mình sẽ không thể thực hành hoàn toàn những gì anh Tim đã làm, nhưng mình sẽ góp nhặt những thứ mang lại giá trị đối với mình. Ví dụ như: tập trung vào mục tiêu theo nguyên lý 80/20, hiệu ứng Domino, sự bổ trợ trong các lĩnh vực, đầu tư vào các mối quan hệ. Những điều trên chỉ là một phần trong những gì anh chia sẻ ở video học nhanh. Và ngay cả khi mình chưa thể ứng dụng ngay, những điều này sẽ ghi dấu trong suy nghĩ của mình. Điều này lý giải một điều là ngay cả khi chưa thể tạo ra gì đó, những trăn trở của mình đều đã mang những giá trị nhất định. Khi mình tìm được câu trả lời, nó sẽ giúp mở rộng thế giới của mình hơn nữa.
Bài học thứ ba mà mình học được là hãy tạo ra chiến lược cuộc sống cho riêng mình. Không phải ai cũng sẽ giống ai, và không phải những giá trị nào cũng sẽ được đề cao như nhau. Vì vậy mình không thể hoàn toàn những điều áp dụng được với người khác vào trong hoàn cảnh của mình. Tuy vậy, cách học của anh Tim rất đáng học hỏi. Cách của anh là nghiên cứu sâu về những gì quan trọng với anh thông qua nhiều nguồn, mà mình nghĩ là chủ yếu từ sách. Qua đó, anh biết những nguồn lực hiện tại có thể giúp ích cho mình như thế nào. Anh tìm cách để phát triển những nguồn lực mà mình đang có qua những hướng dẫn từ lý thuyết. Từ đó đạt được những mục tiêu mình mong muốn một cách tối ưu nhất. Đó là chiến lược cuộc sống. Và không phải ai cũng có thể có khả năng xây dựng chiến lược này. Đây là một điều rất đáng giá.
3. Lời kết
Từ những đánh giá về hiệu suất trong tuần và những chia sẻ học nhanh từ anh Tim Vũ, mình nhận ra rằng:
- Mục tiêu cần phải viết trên đá nhưng kế hoạch cần phải viết trên cát. Để có thể điều chỉnh linh hoạt nhưng luôn tiến đến mục tiêu cuối cùng.
- Đôi khi những gì mình nghĩ là đang hiệu quả lại không thực sự hiệu quả. Mình phải liên tục nghi vấn lại cách làm của chính mình.
- Thất bại không phải là dấu chấm hết. Thất bại là để cải tiến. Càng nhiều thất bại, càng nhiều sự cải tiến. Cho đến khi mọi thứ vận hành trơn tru thì mình đã có rất nhiều bài học. Và điều đó chứng minh mình là người xứng đáng.
- Những trăn trở có giá trị. Càng nhiều trăn trở, nghĩa là mình đang lớn lên một phần. Đến một thời điểm thuận lợi, mình sẽ có thể nắm bắt được câu trả lời ở đâu đó. Hãy thoải mái với những trăn trở chưa có lời giải.
- Học từ người thành công là một cách hay. Người thành công luôn có lý do cho sự thành công của họ. Hãy lắng nghe những bài học của họ và chọn lọc để ứng dụng cho hoàn cảnh của mình.
4. Ứng dụng
Cuối cùng là phần thực hành cho tuần mới. Từ những gì đã đo lường được và những gì học từ anh Tim Vũ, mình quyết định phát triển tuần mới theo hai hướng: tập trung hoàn thành mục tiêu – những mục tiêu ngắn mà mình có thể nghĩ ra. Đồng thời dành thời gian sáng sớm và buổi tối cho ưu tiên (2). Dưới đây là những hướng đi mình sẽ
- Tập trung vào mục tiêu thay vì hiệu suất: Bám sát việc hoàn thành mục tiêu để đo lường và đánh giá vào bài viết sắp tới
- Cam kết thực hiện ưu tiên (2): tận dụng khoảng thời gian sáng sớm cũng như buổi tối và đánh giá lại vào bài viết sắp tới.
- Những trăn trở có giá trị: Góp nhặt những trăn trở trong quá trình thực hiện cho bài viết sắp tới.
- Hãy tạo ra chiến lược cuộc sống cho riêng mình: Thử nghiệm sử dụng những phương pháp khác nhau để cải thiện hệ thống và đánh giá vào bài viết sắp tới.
